Perché la dematerializzazione è utile anche per le PMI

Il punto nodale non è tanto la dimensione aziendale, quanto la "complessità amministrativa", che dipende dal numero di fatture gestite annualmente. Già per qualche migliaio di fatture l'anno, il tempo di payback di un progetto di dematerializzazione è 12/18 mesi. L'analisi della School of Management del Politecnico di Milano

17 Gennaio 2013

In un contesto come quello attuale caratterizzato dalla corsa alla digitalizzazione è più che lecito domandarsi se l’attivazione di progetti di Dematerializzazione possa avere risvolti positivi, e quali, sulle PMI, che rappresentano il 99,9% del tessuto economico del nostro Paese.
Come punto di partenza - sostengono i ricercatori dell'Osservatorio Fatturazione e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano - è fondamentale sottolineare che non è la dimensione aziendale la variabile più efficace per capire se può essere opportuno intraprendere dei progetti di Dematerializzazione, quanto piuttosto la cosiddetta “complessità amministrativa”, che dipende dal numero di fatture gestite annualmente, nel ciclo attivo o nel passivo.
Ed è proprio questo uno dei punti nodali per comprendere il vero valore che la Dematerializzazione può avere per realtà medio/piccole.
Esistono, infatti, imprese che fatturano anche solo pochi milioni di euro/anno gestendo, però, un numero di fatture molto elevato. Inoltre, non è necessariamente possibile – ma non è nemmeno utile, nell’ottica di valutare l’opportunità o meno della Dematerializzazione – classificare in modo univoco una singola impresa: chi emette milioni di fatture potrebbe, infatti, riceverne dai propri fornitori anche solo poche decine all’anno (o viceversa).
In relazione alla “dimensione” amministrativa, quindi, è possibile affermare che per un’organizzazione che si trova a gestire alcune migliaia di fatture (lato attivo oppure lato passivo) il beneficio potenzialmente realizzabile grazie a un qualsiasi progetto di Dematerializzazione è generalmente tale da ripagare ampiamente i costi di realizzazione entro 12/18 mesi.
Questo aspetto è sicuramente non trascurabile considerando che non sono affatto poche le imprese che – seppur rientrando per fatturato e numero di addetti nel novero delle PMI – gestiscono qualche migliaio di fatture.

I risparmi nel ciclo attivo e passivo
Dal punto di vista poi dei “volumi delle attività amministrative” è utile analizzare singolarmente il ciclo attivo e passivo.
Nel primo caso, l’invio di documenti in formato elettronico permette di ottenere dei risparmi certo non elevatissimi, in valore assoluto, ma percentualmente significativi, rispetto ai costi complessivi.
Quindi per strutture “piccole”, dimensionate per l’emissione di un numero limitato di fatture e caratterizzate spesso da processi poco efficienti, passare all’invio “telematico” può solo generare benefici oggettivi: si pensi, banalmente, alla drastica riduzione del tempo fra l’emissione della fattura e il suo recapito presso gli uffici del cliente; ai costi per la stampa e l’affrancatura; al tempo dedicato dal personale per la postalizzazione.
Se, poi, si produce e veicola un documento in un formato elettronico strutturato condiviso con il ricevente, questo consente un miglior “livello di servizio” ai propri clienti: chi riceve fatture in questa modalità, infatti, può registrarle in automatico, senza dedicare personale al data entry ma gestendo i flussi contabili “per eccezioni”.
Nel ciclo passivo va evidenziato che la ricezione delle fatture in formato elettronico e la registrazione automatizzata delle stesse può essere abilitata rapidamente, anche attraverso soluzioni in outsourcing economicamente non impegnative.
Ricevere le fatture in formato elettronico – dotandosi, per esempio, di strumenti di "data capturing" che leggono ed estraggono i dati presenti in un file immagine, per caricarli direttamente a sistema – può portare a risparmi decisamente rilevanti anche nell’ordine di alcuni € a fattura. E questi risparmi si aggiungono a un miglioramento sensibile nella qualità del lavoro del personale di contabilità, liberata da attività ripetitive di data entry.
Infine un’adozione consapevole delle logiche della Dematerializzazione consente di “crescere” senza aumenti nella complessità di gestione amministrativa e nel numero delle persone dedicate.
Lo stesso mercato dell’offerta di servizi e soluzioni è relativamente giovane e, sicuramente dinamico: è ragionevole attendersi – in prospettiva – l’evoluzione di soluzioni in grado di proporre tariffe competitive anche per realtà che superano di poco, o nemmeno raggiungono, il migliaio di documenti gestiti.
 
Fonte ICT4 Executive